Verfahrensdokumentation
Die Softwarelösung zur rechtssicheren Erstellung
Für eine gesetzeskonforme Aufbewahrung von Dokumenten in digitaler Form fordern die Finanzbehörden neben einem revisionssicheren Dokumentenmanagement-System (DMS) auch eine Verfahrensdokumentation, die den korrekten und nachvollziehbaren Einsatz des DMS belegen muss. Eine Verfahrensdokumentation ist nach den Grundsätzen des GoBD zu führen. Somit muss darüber die Erfüllung aller Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen nachgewiesen werden. Auch die Regelungen für ein eindeutiges Wiederfinden von Daten, deren maschinelle Auswertbarkeit sowie die Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und Reproduktion sind in den GoBD genau geregelt. Übrigens sind selbst Kleinunternehmer zur Verfahrensdokumentation verpflichtet.
Wer immer also geschäftlich tätig ist - ganz unabhängig von der Größe des Unternehmens - kommt an der Erstellung einer Verfahrensdokumentation nicht vorbei.
Wir helfen Ihnen dabei.
verfahrensdoku.digital
Verfahrensdoku.digital ist eine umfassende Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse und Dokumentation GoBD-konform zu verwalten. Neben der GoBD-Konformität deckt verfahrensdoku.digital weitere wichtige Themen wie Liquiditäts-Beratung, Tax Compliance Management System (TCMS), Internes Kontrollsystem (IKS) und das Geldwäschegesetz (GwG) ab.
Wir unterstützen Sie als Unternehmen dabei, Zeit zu sparen und Risiken zu minimieren, während Sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllen.
Wir begleiten Sie in vielerlei Hinsicht:
- bei der Nutzung der Software verfahrensdoku.digital und unterweisen Ihre Mitarbeiter und unterstützen Sie stunden- oder tageweise bei der Umsetzung Ihres Projektes.
- bei der Umsetzung des Projektes. Wir erstellen Ihre erste verfahrensdoku.digital und schreiben sie Jahr für Jahr fort.
Begrifflichkeiten
einfach erklärt
Abbildungen "Blinks" mit freundlicher Genehmigung von Sven Horak©
Verfahrensdokumentation
Fragen & Antworten
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation ist eine umfassende Beschreibung aller Prozesse eines Unternehmens oder einer Organisation, die zur Aufzeichnung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Geschäftsvorfälle dienen.
Warum muss man eine Verfahrensdokumentation führen?
Dies dient nicht nur der gesetzlichen Pflichterfüllung, sondern bietet auch Vorteile wie die Grundlage für Prozessoptimierungen oder eine Digitalisierungsberatung.
Braucht mein Steuerberater die Verfahrensdokumentation?
Es ist hilfreich dem Steuerberater eine Verfahrensdokumentation anzubieten damit seine Beratung optimiert wird, denn ein Steuerberater der die Prozesse seines Mandanten kennt, kann auch besser beraten.
Wer muss eine Verfahrensdokumentation führen?
Jedes Unternehmen und jede:r Freiberufler:in ist verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und regelmäßig zu aktualisieren.
Was hat die Verfahrensdokumentation mit der Betriebsprüfung zu tun?
Bei einer Betriebsprüfung ist eine vollständige und ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation erforderlich, da andernfalls empfindliche Strafen drohen können.
WIE HILFT IHNEN UNSERE SOFTWARELÖSUNG?
Sie benutzt ein Verfahrensdokumentations-Muster und deckt alle relevanten Punkte ab:
Vollständig & Präzise
Die Verfahrensdokumentation sollte so vollständig und präzise wie möglich sein. Sie sollte alle relevanten Geschäftsprozesse und Verfahrensweisen für die Verarbeitung und Aufbewahrung von steuerlich relevanten Daten und Unterlagen beschreiben. Die Verfahrensdokumentation sollte auch die Qualifikation der Mitarbeiter, die mit diesen Daten und Unterlagen arbeiten, nachweisen.
Aktuell & Anpassbar
Die Verfahrensdokumentation sollte regelmäßig auf Aktualität und Vollständigkeit überprüft werden. Bei Änderungen in den Geschäftsprozessen oder Verfahrensweisen sollte die Verfahrensdokumentation entsprechend angepasst werden.
Relevant & Wichtig
Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiges Dokument für Unternehmen, die steuerlich relevante Daten und Unterlagen elektronisch verarbeiten und aufbewahren. Sie dient der Dokumentation der Einhaltung der GoBD und kann bei Betriebsprüfungen als Nachweis vorgelegt werden.
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