"Verfahrensdokumentation" ins Angebot aufgenommen
Die Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Die GoBD gelten für alle Unternehmen, die steuerlich relevante Daten und Unterlagen elektronisch verarbeiten und aufbewahren.
Nach § 147 Abs. 1 AO müssen Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, geordnet und vollständig aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Nachweis dafür, dass die Buchführung ordnungsgemäß geführt wurde.
Die Verfahrensdokumentation muss folgende Angaben enthalten:
- Allgemeine Angaben zum Unternehmen, z. B. Rechtsform, Sitz, Geschäftsführung, Wirtschaftsprüfer
- Überblick über die steuerrelevanten Geschäftsprozesse, z. B. Einkauf, Verkauf, Rechnungswesen, Personalwesen
- Verfahren und Maßnahmen für die Belegablage, z. B. Art der Belegablage, Aufbewahrungsorte, Zugangsberechtigungen, Verfahren zur Prüfung der Belege
- Nachweis der Mitarbeiterqualifikation, z. B. Schulungen, Einweisungen
Die Verfahrensdokumentation muss so vollständig und präzise wie möglich sein. Sie muss alle relevanten Geschäftsprozesse und Verfahrensweisen für die Verarbeitung und Aufbewahrung von steuerlich relevanten Daten und Unterlagen beschreiben. Die Verfahrensdokumentation muss auch die Qualifikation der Mitarbeiter, die mit diesen Daten und Unterlagen arbeiten, nachweisen.
Die Verfahrensdokumentation muss regelmäßig auf Aktualität und Vollständigkeit überprüft werden. Bei Änderungen in den Geschäftsprozessen oder Verfahrensweisen muss die Verfahrensdokumentation entsprechend angepasst werden.
Die Nichterstellung oder die fehlerhafte Erstellung einer Verfahrensdokumentation kann zu empfindlichen Strafen führen, z. B. zu Bußgeldern oder zur Verwerfung der Buchführung.
Fazit:
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist für alle Unternehmen, die steuerlich relevante Daten und Unterlagen elektronisch verarbeiten und aufbewahren, Pflicht. Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Nachweis dafür, dass die Buchführung ordnungsgemäß geführt wurde.